2023
10-08
君子签“8大”电子合同签署工具提升企业HR工作效能
当今企业的HR管理方式正在发生着深刻变革。一方面，企业跨地域经营成为常态，大量员工的劳动合同往往需要异地签署，纸质合同从时效性到递送成本都成为HR管理痛点；另一方面，随着雇佣方式的多样化，入职offer、劳动合同、员工手册、劳务派遣合同、背调协议等需要签署的合同种类繁多，企业合同管理更为复杂，增加HR工作难度。企业借助电子合同工具，能够在文件签署效率和工作效能上，助推人事管理事半功倍。君子签针对企业在人事管理方面降本增效的需求，以及HR面临的各种痛点，提供“8大”电子合同签署工具，提升HR工作效能。“智能模板”：快速配置，HR一键高效发起合同企业人事管理中，不同岗位、工种要签署“管理类劳动合同、实习生类劳动合同、应届生劳动合同、校企合作类劳动合同等”各类合同文件，文件种类多，签署量大。特别是对于一些人员流动大、实习生较多的大型集团、连锁企业，HR可能同时要处理成百甚至上千份入职、续签协议，合同起草、签署任务重。HR利用君子签“智能合同模板”功能，在企业内部系统中，可以提前预设好电子劳动合同模板，在办理入职、实习以及续签的过程中，根据人员岗位自动筛选合适的电子劳动合同模板，设置模板变量，一键发起合同签署，从源头上提升HR的工作效率。“合同到期自动提醒”：HR及时办理续签、防止超期根据规定，如果企业和劳动者超过30天不续签就属于违法，需要支付员工两倍工资。HR人工监督，很难及时对员工合同状态进行查看，并督促员工尽快在30天内完成签字。续签过程中，易出现忘签、漏签、超期未签等风险，给企业带来不必要的损失。HR通过君子签“到期提醒”功能，可灵活合同到期提醒，对即将到期的合同进行记录，系统自动监控触发预警，提醒合同履约到期时间，防止超期忘签、漏签，确保到期前能及时续签。另外，还支持在线发起续签操作，确保签署及时有效进行。“智能查找”：HR快速确定续签薪酬对于一些灵活用工的企业，他们的员工合同周期较短，可能每年都要进行续签，HR还要一份一份的去翻查以前签署过的合同档案，才能确定员工的薪酬是否变化、具体是多少，不仅查找起来十分麻烦，还耗时费力。在发起签署时，HR通过君子签“合同智能查找”功能，HR可以快速对每位员工过去签署的文件进行搜索，查看并核对员工薪酬、岗位等相关历史合同信息，提高HR信息核对效率，快读确定薪酬，进行合同续签。“自动上传附属材料”：入职材料自动上传，HR快速办理新员工要办理入职，除了要签劳动合同，还要提交“身份证、学位证书、荣誉证书、职业技能证书、体检报告等”各项材料，纸质材料只能邮寄或者跑腿递送，HR接收、核实、归档不便。在HR发起人事文件签署流程时，可以通过君子签“自动上传附属材料”功能，提醒员工自动上传需要的“附件材料”，员工完成签约的同时，帮助HR高效收集入职材料，高效办理入职。“批量签署”：HR轻松应对大批量入职大型集团企业的HR每年春招、秋招季的时候，面临大批量的实习生入职合同签署都头痛不已，只能人工一份一份处理，合同量大，易错填漏填，打印签署、逐个盖章签字效率又低。君子签批量签署支持合同文件批量录入、批量发起和批量签署，HR选择或上传需要的电子劳动合同模板，批量录入好入职员工的姓名、手机号等身份信息，一键批量生成合同文件，同时向几百甚至上千人发起签约邀请，各个员工收到签约短信完成签署后，HR打开系统后台，勾选合同信息，批量完成本公司落章，大大缩短合同签署周期，提升合同签署效率。“扫码签约”：员工扫码智能签署合同文件在校招或招聘会中，HR由于无法提前确定签署对象，在发起电子劳动合同签署流程的时候，无法及时填写“接收方”信息，影响员工入职进度。君子签支持“扫码签约”，将电子合同签署流程转化成签署二维码，在不确定签署对象信息的情况下，可以不填写接收方信息，员工通过扫描签署二维码，就能自动识别合同，在线确认签约。“指定签署位置”：避免员工乱签、错签、漏签人事文件签署过程中，免不了翻页查找盖章位置，时而错盖、漏盖总有发生？员工签约时没细看，不知道在哪里签字，常常签错位置？乱签名，签约不合规，导致合同无法生效，只能退回重签，耗时又耽误工作进度？君子签“指定签署位置”让文件签署0误差。企业在制作合同的过程中可以提前为员工“指定签署位置”，员工通过指定的签字位置直接签署即可，还可精准定位盖章，员工签署完成后，一键锁定盖章位置，无需翻页查找，也不惧怕错签、漏签、错盖、漏盖，确保精准、规范完成签署。“证据保全”：证据多方保全，快速举证维权在劳动争议纠纷中，证据会对案件的最终结果起到决定性的作用。像劳动合同、离职证明、考勤记录等常规类证据都会作为重要的法律依据。所以，企业更应该做好各项证据的固定，避免不必要的赔偿或补偿责任。君子签可以将员工签署的电子合同文件以哈希摘要的形式进行区块链存证，同步存储至联盟区块链上的各个权威机构节点，同时利用全证据链记录合同签署的关键细节并进行证据固化，确保合同内容不可篡改，证据链完整可靠，以便日后合规审查、纠纷解决时的举证所需。君子签还提供一站式电子合同出证、公证、鉴定、仲裁等签约后服务，若履约过程中产生争议纠纷，用户可一键出证、举证，随时随地调取、查验所签电子劳动合同证据，并可一键申请司法效力文书和相关法律服务，更好地维护企业和员工的合法权益！
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