君子签新闻动态-电子合同签订平台

2024

08-08

HR常见的10个电子签约问题

近年来，随着数字化的发展，传统的合同签署与管理方式已难以满足高效、安全、合规的需求，HR界对电子合同的探讨显著升温，从最初聚焦于电子签约的安全性与合规性疑虑，现已深入到业务痛点与流程优化的细致探讨中。为此，我们梳理了HR们经常提及的10大问题，并逐一提供详尽解答，帮助HR更加深入地认识并有效利用电子签约技术，推动人力资源管理迈向更高效、智能的新时代。一、电子签在人力资源领域的常见应用场景？预入职阶段：在招聘流程的初期，电子签名技术被广泛应用于面试邀请函、入职信息预登记表单、录用意向书及背景调查授权协议等关键文件的签署上。企业能快速向候选人传达相关信息，提高招聘效率。入职阶段：进入入职阶段，电子签名技术进一步简化了劳动合同、保密协议、竞业禁止条款、员工手册确认书及入职履历表等文件的签署流程。使企业与员工之间的合同签署流程更加便捷、规范，减少了纸质文件的繁琐流转。在职阶段：在职期间，电子签名技术广泛应用于各类证明文件的开具（如在职证明、居住证明、收入证明）及内部事务处理（如职位异动申请、人事变动确认、合同续签/改签、绩效评估表等）。员工能够更方便地获取和提交相关证明与申请，企业也能高效处理各类在职事务。离职阶段：当员工面临离职时，电子签名技术同样发挥了重要作用。离职申请、工作交接清单、离职证明及劳动关系解除协议等文件均可通过电子签名完成签署，确保了离职流程的清晰透明与高效执行。让离职流程更加清晰、有序，减少因手续繁琐而可能引发的纠纷。综上所述，电子签名技术以其高效、便捷、规范的特点，全面贯穿员工入转调离的各个阶段，为人力资源管理领域带来了深刻的变革与提升。二、电子签在人力资源场景的实现方式？在人力资源管理的场景中，电子签名技术的实现方式展现了其高效与便捷性，主要通过将电子签约平台与企业现有的人力资源信息系统（HRIS）深度集成实现。HR可以在核心人事系统中向员工发起电子合同，在不改变原有入职、转岗、调动及离职等流程的情况下，实现高效便捷的合同签署。HR发起电子合同的操作更加简便快捷。例如，通过“君子签智能电子合同”，HR从合同模板、内容编辑、审批到发起，都能在一条签署流程里完成。系统自动生成合同文件，快速发起签署流程。双方签署后的操作同样便捷高效。员工会收到签署短信，通过短信链接完成实名认证，确认合同内容无误后进行个人签字和企业签章。签署过程会进行数据和过程存证，保留完整证据链，确保签署不可篡改和抵赖。三、人事管理文件能否均使用电子签？常见的人事管理文件如劳动合同、员工手册等都能够实现电子签署。根据相关法律法规和技术手段，电子签名具有与手写签名或盖章同等的法律效力。在实际应用中，通过可靠的电子签名技术，确保签署人的身份真实、签署意愿明确，这些文件的电子签署得以有效实现。随着企业人力资源信息化建设的不断完善，各类单据的电子签应用越发广泛。例如，招聘环节的面试通知、入职环节的各种协议、在职期间的各类证明和申请、调岗时的相关文件以及离职时的手续办理等，都可以通过电子签提高效率、减少错误、降低成本。电子签约对全生命周期合同管理发挥着重要作用。在合同的起草、签署、执行、变更、终止等各个阶段，电子签约能够实现流程的自动化和标准化，提高管理效率，减少人为失误。同时，电子签约平台能够对合同进行实时监控和提醒，确保合同的顺利履行。在档案处理方面，电子签约使得档案的生成、存储、检索和管理更加便捷高效。电子档案不易丢失、损坏，且能够快速检索和查阅，节省了大量的物理存储空间。此外，电子签约过程中的数据和证据链得以完整保存，为可能出现的纠纷和法律诉讼提供有力支持。总之，电子签约在人事管理文件签署中具有广泛的应用前景和显著的优势，为企业的人力资源管理带来了全方位的提升和保障。四、如何选择电子签的部署方式？电子签约的本地化部署存在一些法律瑕疵和技术难题。从法律层面来看，完全本地化可能导致与权威机构的外网连接受限，难以保证签约主体的实名认证、数字证书申请等环节的合规性，从而在发生纠纷时面临自证困难的问题。在技术方面，本地化部署需要企业自行负责硬件设备的采购、维护和升级，这不仅增加了初期投入成本，还对企业的技术团队提出了较高要求。此外，本地化部署在系统更新和扩展方面往往较为复杂，难以迅速适应业务变化。相比之下，云部署的优势十分突出。首先，云部署具有即开即用的特点，企业无需进行复杂的前期部署工作，能够快速投入使用。其次，云部署省去了硬件采购的成本，大大降低了企业的资金压力。再者，云部署的运维成本相对较低，由服务提供商负责系统的维护和升级，企业无需投入过多人力和物力。在HR场景中，云部署尤为适用。它能够与企业内部的核心人事系统轻松集成，不改变原有流程，使HR能便捷地发起和管理电子合同，提高员工入转调离等流程的效率。综上所述，云部署在法律合规性、成本效益、应用便捷性以及应对特殊情况等方面都展现出明显优势，是电子签约部署的理想选择。五、国内劳动法规对电子签约的接纳情况？近年来，国家出台了一系列鼓励电子劳动合同签署的政策。2020年3月，人社部发布《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》，明确用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同，且应使用符合法律法规规定的数据电文和可靠的电子签名。2021年7月，人社部又发布了《电子劳动合同订立指引》，加大了对电子劳动合同订立的规范和指导力度。各地积极响应，除少数偏远地区外，电子签约在全国各地得到了广泛应用。北京、深圳、福建、山东、浙江、辽宁、云南、广西、广东、贵州、四川、吉林、辽宁等地纷纷出台相关政策，积极推进电子劳动合同的应用。以杭州为例，2020年底建成杭州人社网签电子劳动合同平台，于2021年3月全市推广运行，提供全流程服务。从法律实践看，劳动法规在各地是可以接纳电子签约的。尽管各地经济发展不均衡，在人为的主观认识上电子签约的普及程度有所差异，但在法律和政策层面，电子签约的应用和推广不存在障碍。电子签约为企业和劳动者带来了诸多便利，提高了人力资源管理的效率和规范性。六、电子签的有效性依据及法律效力？依据相关法律，电子签具有明确的有效性依据及法律效力。《民法典》第四百六十九条规定，当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。其中书面形式包括了数据电文，也就是电子合同。这为电子签在合同订立中的应用提供了基础。《电子签名法》第十三条指出，电子签名同时符合以下条件的，视为可靠的电子签名：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现；签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。第十四条明确，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。《劳动合同法》要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同。2020年3月，国家人社部印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》文件明确：用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。七、电子签的文件存储与备份如何做，数据安全性怎么样？在合规性方面，君子签严格遵守国家相关法律法规及国际安全标准，如《电子签名法》《民法典》等，确保用户数据的安全处理与合法保护。在系统部署方面，君子签打造高安全的金融级安全系统，部署两地三中心，确保系统稳定运行和数据安全，保障合同数据在传输和存储过程中的高度保密性。在数据加密与传输方面，君子签运用SHA-512等加密算法、时间戳服务以及PBFT共识算法，将电子合同关键数据生成唯一对应的数字指纹，并同步存储至区块链上的各个节点，保障数据的原始性、完整性且不可篡改。在数据存储方面，君子签将签署后的合同数据实时上传至云端，依托云服务的稳定性和可靠性，保障数据的持续可用。同时，还实施了严谨的数据备份策略，以防万一数据丢失或损坏时能迅速恢复。此外，君子签还拥有完备的安全体系认证，包括公安部等保三级、ISO27001信息安全管理体系认证等，在信息安全和数据保护方面具备可靠性和专业性。通过以上多维度的安全措施和权威认证，君子签能够有效地保障用户的信息安全和数据存储安全，为用户提供放心、可靠的电子签约服务。八、电子签约相比纸质合同在降本增效方面的优势？电子签约相较于传统纸质合同，在降本增效方面展现出了显著的优势，极大地推动了商业交易的便捷性与高效性。首先，从成本角度来看，电子签约省去了纸张、打印、邮寄及存储等物理成本，这些费用在传统纸质合同签署与管理中往往占据不小比例。企业无需再为大量纸质合同的存储空间烦恼，也不必担心因合同遗失或损坏而造成的潜在法律风险和经济损失。此外，电子签约还能有效减少因邮寄延误或丢失而带来的时间成本和业务不确定性，提升整体运营效率。其次，效率方面，电子签约实现了合同的即时传输与签署，无论双方身处何地，只需通过互联网即可完成合同的全过程，大大缩短了合同签署周期。同时，电子化的合同管理系统支持自动化处理流程，如智能提醒、批量签署、状态追踪等，使得合同管理更加高效有序。这不仅加快了业务处理速度，也提升了客户满意度，为企业赢得了宝贵的时间和市场机会。综上所述，电子签约以其低成本、高效率的特性，成为现代企业降本增效的重要工具。它不仅降低了企业的运营成本，还通过提升合同管理的效率和质量，为企业带来了更强的市场竞争力和可持续发展能力。随着数字化转型的深入发展，电子签约的应用前景将更加广阔。九、用电子签后，怎样确保员工及时接收电子签约信息？在君子签平台启动电子签约流程后，员工能够即时通过手机短信接收签署通知，同时，他们也能灵活选择访问平台官网、关注微信公众号或利用小程序等多种渠道，便捷地查看并处理签约事宜。为了进一步增强沟通效率，君子签提供的接口支持无缝对接企业内部OA系统，或者企业微信、钉钉等应用程序，使得签署链接能够直接推送给员工，实现信息的快速触达。君子签平台对每一份由其生成并发送的合同，均实行严格的签署状态跟踪与记录。这一功能赋予了HR部门强大的管理能力，他们可以根据合同的当前签署状态，轻松发起一键催签提醒，确保合同签署流程的顺畅进行。更值得一提的是，君子签还允许用户为签署链接自定义截止日期，一旦设置完成，系统将在合同即将到期时，自动向HR及员工双方发送签署提醒，实现及时有效的签约，避免因疏忽而错过的签约时机。10、若一方使用电子签签署合同，而另一方需要打印纸质合同进行物理盖章，这样的场景如何操作，双方完成签署后的有效性如何？在当前的数字化与传统办公模式并存的背景下，其运作流程与法律效力均有一定的独特性和合法性保障。根据《电子签名法》的规定，甲方利用电子签名技术对合同进行签署后，乙方所获取的该合同电子版并打印出来的纸质文件，在法律上被视为原合同的复印件。当乙方在打印出的纸质合同上加盖公章时，即表明其承认并接受了合同中的所有条款，从而形成了对合同内容的法律认可。在这一流程中，甲方遵循了电子签名的法律规范，而乙方则遵循了传统的线下盖章习惯。乙方打印并盖章后的纸质合同再通过邮寄方式送达甲方，这不仅符合线下签署合同的法律要求，也使得双方都持有了合同的电子版本和物理版本。但是，为了进一步明确这种混合签署模式的合法性与有效性，建议在合同条款中明确约定：“甲、乙双方或其中任一方在已具备有效电子签名的电子合同复印件或扫描件上加盖公章的，均视为双方已完成有效签章。若一方使用可靠的电子签名（电子印章）签署合同，而另一方选择将电子合同打印为纸质后加盖传统公章，则视为双方已共同完成合同的签署过程，且均承认并接受该合同的法律效力。”尽管这种混合签署方式在实践中具有可行性，并得到了法律理论的支持，但鉴于目前尚无直接的法律案例作为明确指导，如果有一方使用电子合同，我们仍推荐双方尽可能采用全电子化的签署方式。电子签约不仅能提供更为便捷、高效的合同签署体验，还能确保签署过程的完整性与可追溯性，为后续的合同管理与纠纷解决提供强有力的证据支持。若在特定情况下，确因技术、习惯或其他不可抗因素导致双方无法完全采用电子签署方式，上述混合签署模式不失为一种可行的替代方案。但在此过程中，双方应充分沟通，明确各自的权利与义务，确保合同签署的合法、有效与安全性。君子签平台以其专业的电子签约技术和智能化的合同管理系统，可以为HR合同签署与管理提供全新的思路和解决方案，帮助企业优化合同签署流程，提升HR工作效率，降低合同管理中的潜在风险，为企业带来经济效益和竞争优势。

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